Tietosuojaseloste

Sama Aurinko Ry:n tietosuojaseloste

Rekisterin pitäjä: Sama Aurinko ry :n hallitus

Rekisteriasioista vastaava henkilö ja /tai yhteyshenkilö: Hallituksen puheenjohtaja Tuija Kivikko.
Jäsenrekisteri:  Rahastonhoitaja Mervi Kotonen.
Kummireksiteri: Kummivastaava Nina Strand

Kerättävät tiedot ja niiden käyttötarkoitus: Jäsenrekisteriin ja kummirekisteriin kerätään nimi, osoitetiedot sekä sähköpostiosoite. Tietoja käytetään Sama Aurinko ry :n tiedottamiseen, kummi- ja jäsenkirjeiden postittamiseen sekä  jäsenmaksujen sekä kummimaksujen laskuttamiseen. Tiedot ovat salassa pidettäviä. 

Kerättävien tietojen lähde: Jäsen- ja kummirekisteriin vaadittavat tiedot kerätään henkilöiltä itseltään. 

Tietojen luovutus: Jäsen- ja kummirekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä ja hallituksen jäsenillä on vaitiolovelvollisuus. Tietoja ei luovuteta yhdistyksen ulkopuolisille tahoille. 

Jäsen- ja kummirekisterin ylläpito, suojaaminen ja hävittäminen: Jäsen- ja kummirekisterien tiedot ovat salassapidettäviä tietoja. Jäsenrekisteritiedot ovat rahastonhoitajan vastuulla ja kummirekisterin tiedot kummivastaavan, sekä rahastonhoitajan vastuulla. Käyttöoikeudet tietoihin on vain Sama Aurinko ry :n hallituksella silloin kun hoidettava tehtävä vaatii yhteystietojen käyttöä. 
Jäsen- ja kummirekisterien tiedot ovat salasanoin suojattuna ja ulkopuolisilta käyttäjiltä suojattu. Paperilla säilytettävät tiedot ovat rahastonhoitajan ja kummivastaavan valvonnan alaisena erillisessä kansiossa. Paperilla säilytettävät tiedot hävitetään asianmukaisesti silputtuna.  Jäsen- ja kummirekisterin tiedoista poistetaan henkilön tiedot sen jälkeen kun jäsen tai kummi ilmoittaa päättävänsä jäsenyyden ja/tai kummiuden. Tai silloin kun henkilö jättää toistuvasti maksamatta jäsen/kummimaksun ja hallitus toteaa kokouksessaan jäsenyyden/ kummiuden päättyneeksi. 

Keskeinen lainsäädäntö: Suomen perustuslain yksityisyyden suojaa koskeva säännös (731/1999) Henkilötietolaki (523/1999)

Päivitetty: 25.5.2018